Ofis Mimarisi: Youtholding

Bu haber Campaign Türkiye’nin Aralık 2013 sayısında “Gençliğin dinamizmine ayak uyduran ofis: Youtholding” başlığıyla ve Hatice Erkan imzasıyla yayınlandı.

Youtholding 2001 yılında iki kişiyle çıktığı yola bugün 132 kişiyle devam ediyor. Yıllar içinde kabına sığamayıp büyüdükçe taşınan Youtholding’i son duraklarında ziyaret ettik.

Nişantaşı Tesvikiye’den Beşiktas Yıldız’a yeni taşındılar, hâlâ gençliğin dinamizmi ile yatıp gençliğin dinamizmi ile kalkıyorlar.

Youtholding’in hikayesi 2001 yılında Beyazıt’ta Youtholding Chief Youth Officer’ı Emrah Kaya’nın şu anki odasının dörtte biri boyutunda sadece iki kişinin yan yana oturabildiği bir yerde başlamış. Emrah Kaya o zamanları şöyle anlatıyor: “Dericilerin olduğu bir hanın içerisindeydik. Ben o zamanlar İstanbul Üniversitesi’nde işletme öğrencisiydim. Hanın içinde ‘Çaylaaaar!’ diye dolaşan çaycılar vardı. Vitrinimiz filan vardı, baya dükkandı aslında. Avcılar’da okuduğum için Bakırköy’de kendimize başka bir ofis tuttuk. Orada da bir tane odamız vardı ama daha büyüktü. 2002-2004 yılları arasında oradaydık.”

Duvar kağıtları… Tasarım ekibinin elinden çıkmış ve online bir oylama ile seçilmiş.

2004 yılında Coca-Cola, Unilever ve Nestle gibi büyük müşterilerle çalışmaya başlayınca artık daha şık bir yere geçmeleri gerektiğine karar verirler. Teşvikiye’de bir apartmana taşınırlar ve birinci katını kiralarlar. O zaman sadece 4 kişilerdir; şimdiyse 132 kişiler. Ofis içinde 75 kişi çalışıyor. Bir de marka elçilerinden ayrı olarak sahada çalışanlar var.

Dört kişiyken hangi odayı kim alacak kavgası başlar aralarında. Sekiz oda vardır ve öndeki cumbalı odanın isteyeni çok. En sonunda en iyi odaları toplantı odası yaparlar. Oranın uğurunu şu şekilde kelimelere döküyor Emrah Kaya: “Oraya geçmemiz bize çok yaradı; çok güzel işler yapmaya başladık. 2005 yılında ikinci kat boşaldı, sonra dördüncü ve beşinci kat boşaldı. Geriye kalan bir katta 1 kişi yaşıyordu; gazeteci Aytunç Altındal.” Yalnız büyümeye başlayınca sığmamaya başlarlar. Aynı zamanda orası ev olarak tasarlanmış bir yer olduğu için küçük küçük odalar vardır ve ekipler birbiriyle iletişim kuramaz.

Finans odasının kapısı…

Yeni bir yer arayışı içindeyken Maslak’a da bakarlar fakat yine Teşvikiye’den çok uzaklaşmamak ve Anadolu yakasına geçiş için rahat bir lokasyon seçmek isterler; en nihayetinde Beşiktaş Yıldız’da karar kılarlar ve bir ay önce Toprak Center’ın B bloğundaki asma katta yerlerini alırlar.

Do Art… Duvar yazıları herkesi yaratıcılığa davet ediyor.

Kontrollü gürültüden besleniyorlar

Youtholding, odaklandığı ve çalıştığı segment itibarıyla gençliğin dinamizmi ile yatıp gençliğin dinamizmi ile kalkan bir marka. Hal böyle olunca yaptıkları işlerin ve yarattıkları projelerin yaşadıkları alanlardan beslenmesi kaçınılmaz oluyor. Ofislerini sıradan bir çalışma ortamından ziyade komple bir yaşam alanı olarak tasarlamalarında bunun payı büyük. Her çalışanın diğerleri ile etkileşim içinde olduğu, fikir çeşitliliği ve kontrollü gürültüden beslenen, aktif katılımın etinden sütünden faydalanan fizikte bir ‘’açık ofis’’ yaratarak bu talebi karşılamış görünüyorlar.

Siyah-beyaz kontrastı… Tüm ofise hakim.

Emrah Kaya bu noktayla ilgili şunları söylüyor: “Anlık olarak herkesin birbiriyle iletişim kurabileceği bir ortam yaratmayı hedefledik; bilginin havada herkesle paylaşılabildiği, sadece o kişide kalmadığı bir atmosfer. Organizasyonel öğrenimin olduğu ajanslarda genelde bir kişinin sahip olduğu bilgiyi tüm kurumun bildiği bir bilgiye çevirme sıkıntısı yaşanır. Diğer binamızdayken mesela araştırma ekibimiz çok güzel araştırmalar yapıyordu ve sonuçları hem Youth Media hem de uniclub ekibiyle paylaşmaları gerekiyordu. Ama ekiplerden biri üçüncü diğeri dördüncü kattaydı. O yüzden buraya gelirken aklımızda birbiriyle çalışması gereken ekipleri yan yana konumlandırmak vardı. Mesela artık etkinlik şirketi olan uniclub ve dijital ajans olan Youth Media yan yana.”

Tasarımlar ajans çalışanlarından

Açık ofis bilgi paylaşımını kolaylaştırıyor… Çalışanların yaş ortalaması 22,5.

Ajansın bazı duvar kağıtlarında gençlerin ağzında olan kısaltmalar var. Duvar kağıtları seçilirken tasarım ekibinde bir yarışma başlatılmış, onlar tasarlamış, sonra şirket oylamış. Doksana yakın tasarım çıkmış, bunlardan otuz sekiz tanesini online bir oylama sonucu hayata geçirmişler.

Youtholding partneri Aslı Caner’in odası…

Cephe seçimleri, duvar kağıtları, yerleşim planı ve malzeme seçimi gibi konularda ellerinden geldiğince özgür davranıp sıcak bir atmosfer yakalamak amaçlanmış. Sıkı bir beyin fırtınası sonrası müşteri temsilcileri şık şehir manzarasının keyfini çıkarırken, yaratıcı konseptler peşinde koşan tasarımcılar da aradıkları ilhama duvarlardaki ve kolonlardaki giydirmelerde tesadüf edebiliyor. Bulundukları ya da baktıkları her alanda zihinlerini canlandıracak görseller ya da tasarımlar var.

Boğucu, iç karartıcı renk ve tasarımlardan kaçınılmış olduğu görülüyor. Hayatın yeterince gri olduğunda karar kılıp ferah bir çalışma ve yaşam alanı için canlı renkler kullanmaya özen gösteriliyor.

Mutluluk en önemli faktör

Ofisteki çalışanların yaş ortalaması 22,5. Sahadakilerle birlikte toplamda çalışanların yüzde 65’i erkek ama ofistekilerin yüzde 60’ı kadın. Gençlik pazarlaması yapan bu ekip aslında çalıştığı alanın küçük bir prototipi ve bu nedenle yarattıkları işlerin içlerine sinmesi için önce kendilerinin o işi sevmesi gerekiyor. “Nihayetinde çalışma alanlarımızı keyif alabileceğimiz şekilde düzenlemeliyiz ki daima işin içinde olabilelim” diyerek kolları sıvamaları da bundan.

Camdan duvarlar… Ofisin bir ucundan diğer ucunu görmek mümkün.

Mesai kavramını tarihe gömeli çok oluyor diyorlar; gece yarısı oyun konsolunda kahkahalar atarak oynayan arkadaşlar da varmış sabahın ilk ışıklarında sohbet ederek sunum yetiştiren arkadaşlar da. Yakın zamanda Cadılar Bayramı’nda verdikleri bir partide hep beraber eğlendiklerini de buraya not düşelim.

Logoyu biraz büyüt…

Emrah Kaya, “Bizim gibi şirketlerde sadakat zor, çok sayıda genç insan çalışıyor. Biz gençler çabuk sıkılıyoruz ve değişiklik istiyoruz. Ortamın enerjisini yüksek tutarak o süreyi uzatabilirsiniz. Mutlu olmak önemli. Mutlu insan müşterisini de mutlu ediyor” diyerek ortamdaki enerjinin öneminin altını çiziyor.

Ofiste şeffaf bir ortam var; yönetici odaları cam duvarlarla çevrili. Bu odalar fiziksel olarak beton bir duvarla ayrılmadığı gibi yöneticiler çalışanlarda her an ulaşılabilir algısı yaratıyor. Zaten Emrah Kaya genellikle odasında değil de ofis içinde zaman geçiriyor. Neredeyse sadece toplantılarda odasına kapanıyor.

Ice… Youtholding için sevginin katı hali.

Ofisteki pozitif enerjinin kaynaklarından biri de Ice. Ice, Emrah Kaya’nın köpeği. Haftasonları onunla beraber evde kalıyor ama hafta içi birlikte ofisteler çünkü onu evde yalnız bırakmak istemiyor. Bir buçuk yaşında. 2012 Mart doğumlu. Shar Pei cinsi. Adını neden Ice koydunuz sorumu Emrah Kaya “Bir insanın yaşaması için ihtiyaç duyduğu en saf şey su. Buz da onun katı hali” diye yanıtlıyor.

Ofiste herkes Ice’la ilgileniyor, Ice da ofise gelenleri karşılıyor ve çok sıcak davranıyor. Aslında bu sıcaklık sadece Ice’a özgü değil ofiste, dalga dalga yayılan samimi bir atmosfer var.  Youtholding’de ziyarete gelen herkese mükemmel çaylar ısmarladıklarına ben şahidim ve size Youtholding’den bir mesaj ileteyim : “İşiniz olsa da olmasa da en azından sohbet için hepinizi bekliyoruz.”

Emrah Kaya… Cadılar Bayramı partisinden…