Şeffaf bilgilendirme

Pandeminin dünyada ilk ortaya çıkışını takiben Ocak ayının sonunda çalışanlarımıza ilk bilgilendirmeyi yaptık. Şubat ayında henüz Türkiye’de vaka görülmemişken çalışma alanlarımızda hijyen tedbirleri almaya başladık ve Koronavirüs hakkında çalışanlarımıza seminer düzenledik. Daha sonrasında önlemlerimizi artırarak Mart ayında yurtiçi ve yurtdışı tüm seyahatleri iptal edildi. Seyahatten dönen çalışma arkadaşlarımızın 14 gün evden çalışmaları uygulamaya alındı ve ayrıca eğitimleri ve kalabalık toplantılar durduruldu.
Bu kapsamda öncelikle sağlık durumu nedeniyle kronik hastalığa sahip olan, hamile ve emziren çalışanlarımız uzaktan çalışmaya başladı.

Doğuş Otomotiv olarak COVID-19 salgının başlaması ile 18 Mart 2020 – 4 Haziran 2020 tarihleri arasında yaklaşık olarak çalışanlarımızın %75’i tam zamanlı evden, %25’i de sahada dönüşümlü olarak çalışmakta. 4 Haziran itibari ile 1/3 oranında ofiste 2/3 oranında uzaktan çalışma olacak şekilde dönüşümlü çalışmaktayız.

Ülkemizde ilk koronavirüs vakasının görülmesi ile birlikte içerisinde İnsan Kaynakları, İdari İşler, Hukuk, Risk Yönetimi, Kurumsal İletişim, İSG uzmanı ve işyeri hekimlerimizin yer aldığı acil durum yönetim ekibini kurduk. Pandemi konusuna ilişkin gelişmeleri ve uygulamalarımızı çalışanlarımızla düzenli olarak paylaşabileceğimiz bir iletişim ve aksiyon planı oluşturduk. Tedbirlere baktığımızda bu süreç zarfında büyük çoğunluğu her iki şirketimizde devreye alınan uygulamaları 5 ana başlık altında toplayabiliriz.

Ulaşım
– Personel servislerimizde oturma düzeni %50 dolulukla ve çalışanların aralıklarla oturacağı şekilde sosyal mesafeye uygun olarak düzenlendi ve servis içinde maske takmak zorunlu hale getirildi.
– Servisler çalışanlarımız tarafından kullanılmadan önce dezenfekte edilmektedir. İhtiyaç halinde çalışanlarımızın faydalanabilmesi için ayrıca maske ve dezenfektan temin edildi.

Personel girişi
– Şirkete giriş yapan çalışanlarımızın ve tedarikçilerin ateşi her gün termal kameralarla ölçülmekte.
– Tesis içerisinde maske takmak zorunlu hale geldi. Tüm çalışanlarımızın bireysel kullanımı için maske ve dezenfektan temin edildi.
– Bina girişlerindeki turnikeler kaldırıldı, sosyal mesafe kuralına uygun zemin işaretleri uygulandı ve geliş-gidiş yönlerini gösteren düzenlemeler yapıldı.

Çalışma ortamı:
– Şirket kullanım alanları her gün dezenfekte edilmekte.
– Ofislerimizde sosyal mesafenin koruması adına oturum planı yeniden düzenlendi.
– Sosyal mesafe kuralını belirtmek için çalışma masalarının etrafına bilgilendirme çizgileri çekildi.
– Havalandırma sistemleri 7/24 ofislerimize %100 taze hava verecek şekilde ayarlandı.
– Maskelerin ve eldiven gibi atıklar için ofisin belli alanlarına tıbbi atık kovaları yerleştirildi.
– Olası COVID-19 vaka ile karşılaşılması halinde izlenecek adımları detaylı olarak anlatan vaka süreç haritası çıkartıldı. Olası hastalık şüphesi olan çalışan veya ziyaretçilerin ilk müdahaleleri için izolasyon amaçlı karantina odaları belirlendi.
– Çalışanların sağlıklı mola verebilmeleri için yürüyüş parkurları tasarlandı ve alternatif dış mekan dinlenme alanları oluşturuldu.

Yemekhane ve ortak alanlar
– Yemekhane, soyunma odaları ve sağlık odasında UV bakteri ve virüs öldürücü lambalar zaman ayarlı olarak her gece kullanılmaktadır. Bu alanlar İSG ekibi tarafından günde 3 kez denetlenmekte.
– Yemekhanede oturma kapasitesi sosyal mesafeyi korumak amaçlı azaltıldı ve yeni oturma düzeni oluşturuldu.
– Dinlenme alanlarında sosyal mesafe koruyucu işaretler uygulandı ve oturma düzeninde sınırlar getirildi. Sınırlamalar nedeniyle azalan dinlenme alanlarına yeni alternatif alanlar eklendi.

Tedarikçiler ve kargo teslimleri
Şirkete gelen evrakların ve kargoların, sterilize edilmesi için özel ekipmanlar temin edildi.
Temizlik, güvenlik, yemek, servis ve diğer taşeron firmaların çalışanlarına COVID-19’a özel eğitimler verildi ve sağlık taramalarının sıklığı artırıldı.

Bu dönemde çalışanlarımızın gelişimini ara vermeden devam ettirebilmeleri için normal eğitim planlarımızı online sisteme taşıdık. Ayrıca koronavirüs’ün çalışanlarımız üzerinde yarattığı psikolojik etkileri dikkate alarak online eğitim programımıza pozitif tutum, dayanıklılık, fitoterapi gibi konuları da ekledik. Diğer taraftan sahada çalışmaya devam eden arkadaşlarımız için de zor zamanlarda kaygıları kontrol etmek konulu eğitimleri online sistem üzerinden gerçekleştirdik.

Grubumuz bu dönemde 7/24 tüm çalışanlarımızın ve ailelerinin sağlıktan psikolojik danışmanlığa kadar birçok konuda uzman kişilerden yardım alabilecekleri özel bir canlı destek hattını devreye aldı. Bunun dışında yoga ve diyetisyen randevusu gibi hizmetlerimize de yine bu döneme özel olarak online sistemden devam edildi.

Bu aşamada en önemli başlıklardan birinin çalışanlarımızı şeffaflıkla bilgilendirmek olduğu bakış açısıyla, alınan tedbirler ve yaptığımız çalışmalar hakkında düzenli olarak çalışanlarımızı bilgilendirmek amacıyla, detaylarıyla uygulanacak kuralları ve alınan tedbirleri içeren bir el kitabı, eğitim videosu, önemli noktalara dikkat çeken görsel afişler, İnsan Kaynakları ve İdari işler webinarı ve bilgilendirici haftalık bültenler hazırlandı. Yeni düzeni çalışanlarımız ofise gelmeden onlara gösterebilmek adına son olarak bir Go-Pro video çekimi gerçekleştirildi.

Kampanya ve iletişim süreçlerimizde ise hiçbir aksama olmaksınız her markamızda devam etti. Müşterilerimizin bilgilendirilmesi ortak hedef olarak belirlenmiş, sunduğumuz hizmetlerin tamamında, önceliğin müşterilerimiz, çalışanlarımız ve onlarla temas halinde olabilecek fertlerin sorun yaşamalarının önüne geçmek adına aldığımız sağlık ve hijyen önlemleri aktarılmaya çalışıldı. Markalarımızın, yetkili satıcı ve servislerimizin, tüm iş ortaklarımızın sundukları hizmetlerde bu konuya öncelik verdiği, mevcut ürün ve hizmetlerini hijyen ve sağlık önceliğine göre revize ettiği veya yeni uygulamaları hayata geçirdiğine ilişkin bilgiler iletişimindeki ortak içeriğimizi oluşturdu.

Ali Bilaloğlu
Doğuş Otomotiv İcra Kurulu ve Yönetim Kurulu Başkanı

Bu yazı ilk kez Campaign Türkiye’nin 101. sayısında yayımlandı.