Hibrit İletişim

2 yıl önce

Şeyda Taluk, pandemi sürecinde deneyimlediğimiz uzaktan çalışmanın artı ve eksilerini ortaya koyuyor. Konu bazında yapılan araştırmaların sonuçlarını da paylaşarak hibrit çalışmanın getirebileceği zorlukları aşmak için tavsiyelerde bulunuyor.

İstanbul Ekonomi Araştırma tarafından 2021’in ilk çeyreğinde yapılan bir araştırmanın sonuçlarına göre çalışanların büyük bir çoğunluğu, evden/uzaktan çalışmanın zaman kazandırdığını, rahatlık sağladığını, özel hayat ve profesyonel hayat arasında denge kurduğunu düşünüyor. Bunun yanı sıra bu model ile verimli çalışıldığını, fazladan stres ve iş yükünün azaldığını düşünenler yine çoğunluğu oluşturuyor ancak evliler ve çocuk sahiplerinin, dikkatlerini yoğunlaştırabilmeleri açısından olumsuz sonuçları olduğu da görülüyor. İşte tam da benzeri nedenlerle, araştırmaya katılanların neredeyse yarısı (bu oranın daha da arttığını tahmin edebiliyorum) salgın sonrasında ofisten ve evden çalışmanın dengeli olduğu hibrit modeli tercih ediyor. Başka bir araştırmaya göre; ABD’deki hastaların neredeyse %90’ının acil olmayan sorunları için tele tıp uygulamalarını kullanmaya devam etmek istediklerini ve yarısından çoğunun, tele tıbbın doktorlarını daha kolay görmelerine imkan sağladığını düşündüğünü vurguluyor.

Bugün hibrit çalışma modeli artık yeni normalimiz haline gelmiş durumda ve daha da yaygınlaşacağı kuşkusuz. Gelişen teknoloji ve hızlanan yaşam, (biz buna ne kadar dirensek de) iş yapma biçimlerimizi bir anlamda “tek”leştiriyor. Uzun yıllardır home-office çalışan biri olarak bu süreç beni zorlamasa bile, etkileşimin odakta olduğu toplantı ve atölyelerin çoğunda fiziki ortamda harcadığım enerjinin birkaç katını harcamak zorunda kaldığımı fark ettim. İlk başta ne kadar keyifli ve kolay görünse de hibrit çalışma modelinin birçok zorluğu var. Örneğin; ofiste olduğu gibi eş zamanlı çalışma burada söz konusu olmayabilir veya kültürel farklılıklar, alışkanlıkların daha çok ortaya çıkma olasılığı var. Bu doğrultuda iletişim hataları yapmak, yanlış anlama/anlaşılma olabilir. O nedenle özellikle iyi ve katılımcı bir iletişim stratejisi oluşturmak, var olan iletişim süreçlerini gözden geçirmek, iyileştirmek şart.

Dengeli olduğu kadar yenilikçi, dijital dünyanın ruhuna, hızlanan yaşam biçimlerimize ve gittikçe azalan odaklanma becerilerimize uygun yeni bir sistem kurmaya çalışmalıyız. Bu sistemin kalbini de elbette “hibrit iletişim” oluşturuyor. Hibrit iletişim, hiçbir zaman bugün olduğundan daha gerekli ve önemli olmamıştı. Sürdürülebilir ve uygulanabilir bir hibrit iletişim süreci kurgulayabilmek için öncelikli olarak ihtiyacı doğru tespit ederek gerekli eğitim yatırımlarını yapmakta yarar var.

Yüz yüze, telefonla ve dijital iletişimi içeren hibrit çalışma modelinde her yöntem için farklı iletişim becerileri gerekiyor. Daha önce de belirttiğim gibi dijital eğitim ve toplantılar, yüz yüze iletişimden daha fazla enerji harcanmasına neden oluyor. O nedenle öncelikli olarak kişiler arası iletişim becerilerine sahip olmak, ardından dijital iletişim için tamamlayıcı becerileri heybemize atmamız gerekiyor. Kısaca “hibrit iletişim” becerileri için çaba harcamak, kısa vadede zaman kaybı gibi görülse de uzun vadede takım üyeleri arasındaki işi kolaylaştıracağından zaman kazandırıyor.

Hibrit iletişimin ilk adımı etkin bir strateji geliştirebilmek. Bunun için önümüzdeki engel ve güçlükleri de anlamak gerekiyor. Pepperdine Üniversitesi’nden sosyal bilimci Profesör Cristina Gibson, iş dünyasının insani yönü üzerine yaptığı araştırma kapsamında dünyanın 35 ülkesinde farklı sektör çalışanlarıyla bir araştırma gerçekleştirdi. Bu araştırmaya göre; insan bağlılığını geliştirmenin ve sürdürmenin yolu, teknolojik olarak çevik olmaktan (hangi teknolojiyi ne zaman kullanacağını ve bir teknolojiden ne zaman diğerine geçeceğini bilmek) geçiyor. Peki neyi ne zaman seçeceğimizi nasıl bileceğiz? Gibson’ın uzaktan çalışanlar arasındaki etkileşimlerle ilgili gözlemleri, geçiş zamanının geldiğini gösteren üç tür sosyal ipucu ortaya koyuyor: Bilişsel Yorgunluk, Psikolojik ve Fiziksel Kısıtlama.

Özellikle Zoom gibi çevrim içi araçlarla yapılan toplantılar, bir süre sonra katılımcılarda bilişsel yorgunluğa neden oluyor. İnsanın görüş alanını kısıtlayan, ufak bir bölüme odaklanmasına neden olan bu toplantıların bir süre sonra kişide “savaş ya da kaç” tepkisine neden oluyor; odaklandıkça kafası karışmaya başlıyor, kendini kapana kısılmış hissediyor. Bu durumlarda beyin, iletilen şeyi karmaşık veya işlenemeyecek kadar spesifik olarak algılayabiliyor. Bu nedenle de kişilerin anlama kapasitesi azalıyor, odaklanmada zorlanıyorlar. “Böyle durumlarda görüş alanını genişleterek (cep telefonuyla dışarıda yürüyerek veya yüz yüze görüşerek) bilişsel yorgunluk azaltılabilir.” diyor Gibson. Bunun yanı sıra mesajlaşma veya e-postaya geçerek gerçek zamanlı yanıtın bilişsel yükünü de azaltmak mümkün.

Bunun yanı sıra etkileşim sırasında ilgisiz kalan, odaklanamayan, dürüst iletişim kurmaktan çekinen kişileri yok saymak yerine onların psikolojilerini anlamak ve empati geliştirmek önemli. Bu süreçte yüz yüze veya kişisel görüşmelere geçmekte yarar var. Bir diğer önemli nokta ise otantik olmak. Yeni dünyamızın olmazsa olmazlarından biri; artık kendin gibi olmak, şeffaflık ve samimiyet. Bu görüşmelerin mekanik biçimden uzaklaşıp insani boyutuna önem vermek gerektiğinde, toplantıların ilk birkaç dakikasını sohbetle geçirmek iyi olur. Salgın sırasında yaklaşık 45 dakika süren bir toplantıda, toplantıyı düzenleyen kişi anlattı, anlattı sonra kimseye bir şey sormadan toplantıyı bitirdi. Hala “vaka” olarak o deneyimimi anlatıyorum çeşitli eğitimlerde. Her zaman dediğim gibi iletişim sadece söylemek istediğinizi söyleyip sonra çekip gitmek değil; konuştuğunuz kadar da dinlemek ve geri bildirim almak.

İletişim, çalışma şeklimizin merkezinde yer alır, bir anlamda insan ilişkilerine yatırım yapmaktır. Artık hibrit iletişimi destekleyen bir ekosistem ve iş alanları yaratmak bir zorunluluk.

Şeyda Taluk