Faaliyet raporu kimin sorumluluğu?

Faaliyet raporunu hazırlarken, temel işlevinin iyi anlaşılması lazım. Amaç, kurumun yıllık operasyonel, yönetimsel ve mali performansına dair somut ve eksiksiz bilgi sağlamaktır. İçerik ve görsel, bu temel fonksiyonları yerine getirmelidir.

Tabii faaliyet raporu bunun ötesinde, bir prestij unsuru olarak da değerlendirilebiliyor. Hedef kitlesi de buna göre çeşitlenebilir ki bu da, raporun farklı şekillerde ‘tüketilmesi’ne neden oluyor. Kimisi doğrudan bilanço sayfasına bakarken, kimisi satır satır okur, bazıları ise resimlere bakarak, şöyle bir sayfaları çevirir. Bu nedenle tasarımın da yardımıyla içeriği birkaç farklı katman halinde sunmak, okumayı kolaylaştırır. Kurumların çoğunda, bu iş kurumsal iletişim ya da yatırımcı ilişkileri sorumluluğundadır ve her hâlükârda sıkı bir koordinasyon ve ortak çalışmanın ürünüdür. İster bu alanda uzman bir şirketle, ister kendi editör ve grafiker ya da ajansınızla çalışın, sürecin tek elden yürütülmesi, raporun doğruluğu açısından çok önemli. Bilgiler toplanacak, metinlerin onayları alınacak, yöneticilerin fotoğrafı çekilecek, denetim raporu ve bağımsız denetçinin görüşleri alınacak. Halka açıksanız, Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporu da raporun bir parçası olmuştur. Hepsini yıllık mali tablolarınızın onaylandığı gün, MKK’da online etmeli, Genel Kurul’da ise basılı olarak hazır bulundurmalısınız. Bir de işin İngilizcesi var ki, iyi bir editör bulduysanız, sakın bırakmayın!

Çözüm ortaklarınız elbet olacak, editör, grafiker, redaktör, çevirmen olmadan olmaz, ancak işin bir sorumlusu varsa, bu sizsiniz. Hata kabul etmeyen, zamanlamada pazarlığı olmayan bir iştir. Çünkü faaliyet raporu, bir kurumun en önemli resmi belgesidir. Bu belgenin, şirketinizde kurumsal iletişime emanet ediliyor olması, mesleğimizin doğru anlaşılması için önemli bir ipucudur.

Dori Kiss Kalafat

KİD Yönetim Kurulu Başkan Yardımcı

*Bu yazı ilk olarak Campaign Türkiye Nisan 2016 sayısında yayınlanmıştır.