Verimlilik yükseldi

Türkiye’de ilk vaka açıklanmadan yaklaşık 15-20 gün önce ofiste gerekli tüm hijyen tedbirlerini almaya başladık. 10 Mart Salı akşamı ilk vaka açıklandı ve 13 Mart Cuma günü tüm ofis için evden çalışma kararı aldık. Hafta sonu evden çalışma için gerekli olan tüm ekipmanları çalışma arkadaşlarımızın evlerine taşıdık. Altyapımızla ilgili gerekli testleri ve güvenlik geliştirmelerini yaptık, ardından da 16 Mart Pazartesi günü herkes sorunsuz bir şekilde evden çalışmaya başladı.

Pandemi sürecini 3 ana başlık altında değerlendirmek lazım; ilki müşteri yönetimi ve onlarla ilgili süreçlerin online olarak oturtulması, ikincisi şirket içi süreçler ve verimlilik, üçüncüsü ise çalışanlarımızın fiziksel ve ruhsal sağlığı.

Bu dönem hepimiz için bilinmeyen bir süreçti. Müşterilerimizin dijital stratejilerini ve online reklam kampanyalarını yönettiğimiz için kendi önceliklerimizi bir kenara bırakıp onların bu süreçte almaları gereken aksiyonlar ve iletişim stratejileri için yönlendirmemiz gerekiyordu. Tamamen işleri duran müşterilerimiz olduğu gibi tüm mağazalarını kapatıp internetten satışa dönmek zorunda kalan, ya da iş modeli internet üzerine kurulu olduğu için işleri bir anda beklentinin çok üstünde artan müşterilerimiz de oldu. Tabii bu belirsizliğin beraberinde getirdiği panik ve herkesin evden çalışmak zorunda olması çalışma saatlerinin ortadan kalkmasına ve çalışanlarımızın müşterilerine destek vermek amacıyla çok uzun saatler çalışmasına yol açtı. İşleri tamamen duran müşterililerimize çok fazla yardımcı olabileceğimiz bir durum maalesef olmadı. Mağazaları kapanan müşterilerimizde doğal olarak tüm dikkat ve çaba internet satışlarını artırmaya yöneldi. Tüm şirket tek bir kanala odaklanınca doğal olarak bizim de ayırdığımız kaynak, harcadığımız zaman ve çaba ciddi oranda arttı. İş modeli tamamen online olan müşterilerimizde ise artan talebi karşılamak ve değişen tüketicini davranışını analiz etmek için yine ciddi çaba harcandı.

Haziran ortasına kadar yaşanan 3 aylık bu süreçte gerek uzun saatler çalışarak gerekse normalde ücretli yaptığımız birçok analizi ücretsiz yaparak müşterilerimize bu zor dönemi atlatmaları için yardımcı olmaya çalıştık. Özellikle uzun saatler süren çalışmalar ve analizler çalışanlarımızı oldukça yordu ama bu dönemden tüm müşterilerimizin inanılmaz bir memnuniyetiyle çıktık diyebilirim. Bu dönemin bizim için en önemli katkısı online toplantılar oldu. Bunu daha önce müşterilerimizden çok talep etmiştik ama genelde taleplerimiz pek karşılık bulmamıştı. Bu dönemde mecburiyetten yapılan online toplantılar çok daha verimli oldu. Özellikle İstanbul gibi bir şehirde toplantıya gidip gelmek için trafikte harcanan zaman çok büyük kayıp. Trafikte geçen zamanı müşterilerimize hizmet etmek için kullanmanın her iki taraf için de faydasını görmek, online toplantıların onların da benimsediği bir yöntem olmasını sağladı.

Kendi iç süreçlerimizde neredeyse hiçbir sıkıntı yaşamadık. Bütün süreçlerimiz ve teknolojimiz bulut üzerinde ve/veya online olduğundan, internet olan her yerden tüm işlerimizi halledebildik. Kendi iç toplantılarımız, sözleşme süreçlerimiz, işe alım, eğitim ve oryantasyon süreçlerimiz tamamen uzaktan yürütüldü. Sadece muhasebe ekibimiz belirli dönemlerde ofise gelmek durumunda kaldı ama onun haricinde tüm süreçleri uzaktan yönettik. Verimlilik ise hiç olmadığı kadar yükseldi. İşe ve toplantılara gidip gelirken yolda kaybedilen zaman ortadan kalktı, kahve-yemek molaları bilgisayar başında veya ev içerisinde olunca daha az zaman aldı. Bunların tamamı zaman tasarrufu ve daha verimli çalışma olarak yansıdı.

Bu dönemde en çok önem verdiğimiz ve herhalde en çok kafa yorduğumuz alan ise çalışanlarımızın fiziksel ve ruhsal sağlığı oldu. Bildiğiniz gibi Covid-19, herkeste farklı bir etki yarattı. Virüsün psikolojik etkileri yanında, evde kapalı kalmak, ailesinden uzakta olmak, aile büyükleriyle yaşıyor olmak, küçük çocuklarla evde hem çalışıp hem onların eğitimini takip etmek zorunda kalmak, uzun saatler çalışmak durumunda kalmak, aynı evde yaşadığı ailesinden çalışmak zorunda olanlar ya da işini kaybedenler olması gibi çok çeşitli hem ruhsal hem de fiziksel olarak insan sağlığını etkileyecek yeni olaylarla karşılaştık.

Bizim her zaman olduğu gibi ilk önceliğimiz çalışanlarımız oldu ve onların bu dönemde hep yanında olmaya ve çeşitli aktivitelerle yalnız bırakmamaya çalıştık. Her hafta tüm şirketin katılımıyla değerlendirme toplantıları yaptık. Bu toplantılarda işimizle, müşterilerimizle, salgınla ilgili gelişmeleri paylaştık. Çalışanlarımızın endişelerini ve sorularını dinleyip onlara cevap bulduk. Tüm çalışanların ve ailelerinin sağlık durumlarıyla ilgili bilgiler varsa bunları paylaştık, mutlu ve üzüntülü anları beraber yaşadık. Bu toplantılara önemli markaların üst düzey yöneticilerini davet edip, onlarla sohbet ettik. Markaların bu salgından nasıl etkilendiğini ve baş etmek için neler yaptıklarını öğrendik. Yurtdışında çalışan eski çalışanlarımızı davet edip onların yaşadığı ülkelerdeki durumu dinledik. 2 kere klinik psikolog 2 kere de iş yeri hekimimizi davet ettik ve güncel bilgiler aldık. İhtiyacı olan arkadaşlarımıza birebir psikolojik destek sağladık. Çalışanlarımız online ekmek yapma, pilates ve yoga gibi dersler verdi. Anneler günü, babalar günü, 23 Nisan, bayram gibi özel günlerde herkesin evinde hediyeler yolladık, 23 Nisan’da tüm çocukları online buluşturduk. Çocuklara belirli saatlerde sokağa çıkma izni gelince anne babalara o saatlerde izin verdik. Evde çalışmayı ve hayatı renklendirmek için bluetooth hoparlör, kulaklık, narenciye sıkacağı, tartı gibi hediyeler yolladık. Tek başına yaşayan arkadaşlarımıza sıcak ev yemeği yaptırıp evlerine götürdük, sonlara doğru ise yiyecek sepeti ile birlikte yemek kitapları yolladık. Görüşemediğimiz bu zamanda iletişimi ve motivasyonu yüksek tutmak için online oyunlar, yarışmalar, eğlenceler ve sohbetler düzenledik.

Sonuç olarak bu dönemi hem çalışanlarımız hem süreçlerimiz hem de müşterilerimize olan desteğimiz açısından başarılı atlattığımızı düşünüyorum.

Bizim iş akışlarımızın neredeyse tamamı online ilerliyordu. Dolayısıyla önemli değişiklikler yaşamadık. İşe alım ve oryantasyon süreçleri tamamen yüz yüze yürüdüğünden bu tarafta zorlandığımızı söyleyebilirim. Özellikle yeni işe başlayan birinin iş arkadaşlarıyla yüz yüze tanışıp vakit geçirmesi, şirket kültürünü anlayabilmesi ve süreçlere hakim olabilmesi için fiziksel olarak ofiste olması önemli. Ayrıca 1 Haziran’dan itibaren ofisi açtık ama kimseyi gelmeye mecbur tutmadık, tamamen isteğe bıraktık. Bunu yaparken tabii ki Sağlık Bakanlığı’nın tavsiye ettiği tüm kurallara uyarak yaptık. Ayrıca her gün ofise gelebilecek çalışan sayısına da kısıtlama getirdik, toplu taşıma kullanmamalarını rica ettik. Fakat istediğiniz kadar online olarak süreçlerinizi yönetin, sonuçta insanla çalışıyorsunuz ve insanlar sosyal varlıklar. Dolayısıyla önümüzdeki dönemde hem bunu hem virüsün hala tehlike arz ettiği gerçeğini dikkate alarak ofise ulaşım ve belirli günler belirli ekiplerin bir arada çalışabilmesi için farklı çözümler üretmeyi planlıyoruz.

Normalleşmeyle beraber müşterilerimizle iş yapış şeklinde yaşadığımız en önemli değişiklik toplantılar oldu. Hala toplantılarımızı online olarak gerçekleştiriyoruz ve daha önce de bahsettiğim gibi hem verimlilik hem de zaman açısından bize önemli derecede katkısı var. Dolayısıyla mümkün olduğunca böyle devam ettirme hedefimiz var.

Bence bu dönem iş yapış şekli ve ofis anlayışını tamamen değiştiren bir dönem oldu. Evden çalışma, verimlilik ölçme, ofis alanı büyüklüğü, otomasyon, kaynak değerlendirmesi, çalışma saatleri, ulaşım, vb. birçok konunun yeniden gözden geçirilmesi gerektiğini anlamış olduk. Çok basit olarak gördüğümüz ve belki de burun kıvırdığımız tarım, depolama, nakliye, lojistik ve hizmet sektörünün aslında ne kadar hayati olduğunu da anladık. Tabii ki yaptığınız işin doğasına ve bulunduğunuz sektöre göre alınması gereken dersler değişiklik gösterecektir, bunu her sektör kendi içerisinde değerlendirmeli. Fakat hiçbir şeyin eskisi gibi olmayacağı kesin. Milyonlarca insanın hastalanıp, yüzbinlerce insanın hayatını kaybettiği bir dönemden, gelecek için hem iş yapış şeklimizle hem de yaşam tarzımızla ilgili çok önemli dersler çıkarılması gerektiğini düşünüyorum. Bu bize önemli bir mesajdı ve ister iş hayatımızda ister özel hayatımızda olsun, merkezinde doğa olan büyük bir eko sistemin parçası olduğumuzu ve bu bilinçle hareket ederek canlı hayatını ve doğayı merkeze alan bir yaşam benimsememiz gerektiğini düşünüyorum. Eğitimden üretime, hizmetten sağlığa yepyeni bir dönemim başında olduğumuzu düşünüyorum. Gerekli dersleri alarak yaşamı yeniden inşa edersek hepimizi için daha sağlıklı ve mutlu bir gelecek olacaktır diye düşünüyorum.

Ali Yılmaz
SEM Yönetim Kurulu Başkanı 

Bu yazı, ilk olarak Campaign Türkiye’nin 103. sayısında yayımlanmıştır.