Uzaktan çalışmaya çok hızlı geçtik

4 yıl önce

Cem Çınlar, Tick Tock Boom, COO & Board Member

Türkiye’de online itibar yönetimi, dijital PR ve sosyal medya takip hizmetlerini sunan ilk dijital ajans olarak her krizde edindiğimiz bilgilerle süreçlerimizivgözden geçirip güncelliyoruz. Üç yüzden fazla markaya hizmet vermemiz, on iki yıldır neredeyse her gün küçük büyük sayısız krizi yönetmemiz, COVID-19 krizinde hızlı aksiyon almamızı sağladı. Dolayısıyla bu krize karşı belki de en donanımlı ajans bizdik diyebiliriz. Evden çalışma kararı alan ilk kurumlardan biriyiz.

Sürekli değişim

Ne kadar hazırlıklı olursanız olun ancak değişimin sürekliliği ile lider kalabilirsiniz. Daha önce sadece kriz yönetiminde gördüğümüz karar alma hızı, pandeminin ilk aylarında neredeyse bir norma dönüştü. Bu durum tüm paydaşlarla iletişim sürecimizi derinden etkiledi.

Markalarımızla kurduğumuz iletişimde hız ve sürekliliği sağladık. Sürekliliği; bilgilendirme, iş yönetimi, hızlı karar alma, takip, raporlama, sektörel gelişmelerden haberdar etme, gerçek zamanlı iletişim/pazarlama fırsatlarını değerlendirme, risk ve kriz yönetimi gibi alt süreçlere yaydık.

Gündelik rutinin kırılmasına önem verdik. Gerçek zamanlı pazarlama ya da anlık iletişim fırsatlarını değerlendirdik. Risk analizleri neredeyse anlık yapılır hale geldi.

Haftalık periyotta farklı sektörlere özel araştırmalar hazırlayıp ilgili markalara ulaştırdık. Tabii günlük ülke genelini ilgilendiren haberleri ve aylık olarak kendi sektörümüzün yeniliklerini de markalarımızla paylaşmayı sürdürdük. Bir yandan da üst düzey kriz danışmanlığına devam ettik. Lider ve marka iletişiminin uyumunu sağlayacak ince ayarlar yapmak bir diğer yönelimimizdi.

İlk haftalar krize ve krizin getirdiği yeni çalışma düzenine hazırlıklı olmayan markaların işlerini toparlamasına ve yeni düzene alışmalarına yardım etmekle geçti. Oldukça yoğun geçen bir dönemdi. Sonuçta 7/24 hizmet veren bir ajansız. Bu desteği kısa bir süre için ihtiyaç duyan tüm markalarımıza ücretsiz verdik. Bu özveri, bir norm gibi algılandığında ise takım arkadaşlarımızın iş-yaşam dengesini yeniden kurmalarını sağladık.

Önceliğimiz insan

Takım arkadaşlarımızla çalışırken aldığımız kararlarda ve kurduğumuz iletişimde şu unsurlara dikkat ettik: Sürekli bilgilendirme, karar gruplarına dayalı risk dağıtımı ile stresinin azaltılması, iş yönetiminde süreklilik ile bireysel kazançların (maaşlar, tüm sosyal haklar, vb.) garantilenmesi, dış toplantı yerine çevrimiçi toplantılara yönlendirme, evde kalınması için motivasyon, potansiyel kırılganlığa/alınganlığa karşı empati ve muhtemel ihtiyaçlara/isteklere dair destek.

Kendilerine buradan bir kez daha teşekkür etmek istiyorum. Onların işlerini sahiplenmesi hem markaların hem de ajansın pandemi sürecini sorunsuz geçirmesine destek oldu, olmaya devam ediyor. Tecrübeli yönetim kadrosunun ise iş ve süreç yönetimi bağlamında ajansa büyük bir katkısı var. Sosyal medya iletişiminde de markalarımızın önceliğini insan ve topluma katkı olarak belirledik.

İş ve süreç yönetimi

Cumartesi günleri uzaktan çalıştığımız ve kriz yönetimi yaptığımız için her türlü ortamda iletişimi koparmadan çalışmaya alışığız. Bu nedenle uzaktan çalışmaya geçiş çok hızlı oldu. Öğlen ofisi kapatma kararı aldık, akşam üstü uzaktan çalışmaya başlamıştık.

Çevik organizasyon yapımızla yetkinliğimizi sürekli geliştiriyoruz. Pandemide iş süreçlerinin

kısaltılması ve iyileştirilmesine yöneldik. Bunun için yetkinliğin artırılması, yetkinin dağıtılması ve yatay yönetim önceliğimiz oldu. Marka ekiplerine alt danışman grupları atadık. Canlı yayınlarla iç eğitimler düzenledik. En iyi iş zekâsı platformlarından BoomSonar Suite ile verinin kayıpsız ve güvenli iletilmesini sağladık.

Gündelik rutinin kırılmasına önem verdik. Gerçek zamanlı pazarlama ya da anlık iletişim fırsatlarını değerlendirdik. Risk analizleri neredeyse anlık yapılır hale geldi. Bu durum, C-Suite’nin (üst düzey yöneticiler) anlık bilgilendirmesini daha güvenilir hale getirdi. Arkadaşlarımızın geliştirdiği kriz refleksleri gerçekten görülmeye değerdi.

Önceliklendirme ve karar alma süreçlerini hızlandığı bir süreci yaşadık. Maliyet yönetimi işin belkemiği haline geldi. Likiditeyi korumayı önceliklendirdik.

Yeni markaları bünyemize aldık. Yeni yetenekler ve çalışan potansiyelimizi geliştirmek için önemli kaynaklar ayırdık. Uzaktan çalışma modelini esnek çalışma olanakları ile zenginleştirdik. Birim yöneticilerimizin gelişimine odaklanmaya başladık.

Bir yanıyla çok üzücü etkileri olan bir krizken, diğer yanıyla da sonraki krizler için önemli bir tecrübe oldu.

Cem Çınlar,

Tick Tock Boom, COO & Board Member

Bu yazı ilk olarak Campaign Türkiye’nin 102. sayısında yayımlanmıştır.